Cómo actualizar el stock de tus productos desde Excel
Esta guía te explica paso a paso cómo actualizar la cantidad de stock de tus productos en factura.city a partir de un archivo Excel o CSV, usando el plugin CSVimport.
📄 Paso 1: Prepara tu archivo Excel
Tu archivo debe incluir una fila de cabecera con el nombre de cada columna. El único campo obligatorio es la referencia del producto, que el sistema usará para localizar cada artículo.
| Campo obligatorio | Descripción |
|---|---|
referencia |
Referencia del producto. Debe coincidir exactamente con la que tienes en factura.city si vas a actualizar productos existentes. |
📦 Campos de stock disponibles
Añade en tu Excel las columnas de stock que quieras usar, por ejemplo:
| Columna en Excel | Descripción |
|---|---|
referencia |
Referencia del producto |
cantidad |
Cantidad de stock actual |
stockmin |
Stock mínimo (alerta de reposición) |
stockmax |
Stock máximo deseado |
Nota: Los nombres de columna en tu Excel pueden ser cualesquiera. En el paso 5 los relacionarás con los campos del sistema.
Ejemplo de archivo
referencia | cantidad | stockmin | stockmax
ART-001 | 50 | 10 | 100
ART-002 | 0 | 5 | 50
ART-003 | 120 | 20 | 200🧭 Paso 2: Accede a la sección de importación
- En el menú principal, ve a Administrador → Almacén → Productos.
- Pulsa en importar.
⚙️ Paso 3: Configura la importación
Rellena los campos del formulario:
| Campo | Valor recomendado |
|---|---|
| Archivo | Selecciona tu archivo Excel o CSV |
| Tipo | Productos |
| Modo | Solo actualizar (según lo que quieras hacer, puedes elegir otra opción) |
| Plantilla | Nueva plantilla (la primera vez) o una plantilla guardada |
Importante: Si seleccionas el modo Solo actualizar, el sistema ignorará los productos que no existan. Si eliges Solo añadir, el sistema ignorará los productos que ya existan y no actualizará nada.
🧩 Paso 4: Configura la plantilla y el mapeo de columnas
Si elegiste Nueva plantilla, el sistema te redirigirá a la pantalla de configuración de la plantilla y de las columnas.
Aquí encontrarás varios campos, entre los más destacados:
- Plantilla: puedes asignarle un nombre a la plantilla.
- Perfil: elegirá contacto (por defecto ya aparece).
- Modo de importación: normalmente Solo añadir, aunque tienes más opciones.
- Primera línea: indica desde dónde empiezan los datos.
Si pulsas en Guardar, podrás reutilizar esta plantilla cuando quieras.
- Cada fila representa una columna de tu archivo Excel.
- En el desplegable de la derecha, elige a qué campo del sistema corresponde esa columna.
- Las columnas de stock se encuentran en el grupo Stocks.
Los mapeos más habituales son:
| Columna de tu Excel | Campo del sistema |
|---|---|
referencia (o similar) |
Referencia (grupo Productos) |
cantidad (o similar) |
Stock (grupo Stocks) |
stockmin (o similar) |
Stock mínimo (grupo Stocks) |
stockmax (o similar) |
Stock máximo (grupo Stocks) |
codalmacen (o similar) |
Almacén (grupo Stocks) |
Consejo: Si no tienes la columna de almacén, el sistema usará el almacén principal por defecto.
Una vez configurado el mapeo:
- Haz clic en Guardar e importar.
Si guardas la plantilla y el mapeo de columnas, la próxima vez podrás चयनarla al volver a importar productos y el sistema usará la misma configuración automáticamente.
✅ Paso 5: Espera el resultado de la importación
El sistema procesará el archivo y actualizará el stock de cada producto localizado por su referencia. Al terminar, te mostrará un mensaje con el número de productos actualizados.
Si alguna referencia no se encuentra en el sistema, quedará registrada en el log y el proceso continuará con el resto.
👀 Paso 6: Verifica el stock actualizado
- Ve a Almacén → Productos.
- Abre cualquiera de los productos que acabas de importar.
- Comprueba que la cantidad de stock es la correcta en la pestaña Stock.
❓ Preguntas frecuentes
¿Puedo actualizar el stock de varios almacenes a la vez?
Sí. Añade una columna codalmacen en tu Excel con el código del almacén correspondiente a cada fila. El sistema actualizará el stock de cada almacén por separado.
¿Qué pasa si una referencia no existe en el sistema?
Si el modo es Actualizar, el sistema omite esa fila y la registra en el log de errores. Si quieres crear productos nuevos además de actualizar, usa el modo Añadir o actualizar si está disponible en tu versión, o haz dos importaciones separadas.
¿Puedo usar solo la descripción en lugar de la referencia?
Sí. Si no tienes la referencia, puedes mapear la columna de descripción al campo Descripción (grupo Productos). El sistema buscará el producto por descripción. Sin embargo, la referencia es más fiable porque es única.
¿Puedo guardar la plantilla para reutilizarla?
Sí. Como hemos visto más arriba, una vez que configures el mapeo, guarda la plantilla con un nombre descriptivo (por ejemplo, Stock desde Excel). Después, guarda también el mapeo de columnas. La próxima vez que importes, solo tendrás que seleccionar esa plantilla y el sistema aplicará la misma configuración automáticamente.
¿Cuántos productos puedo actualizar a la vez?
El sistema procesa hasta 500 filas por lote de forma automática. Si tu archivo tiene más, se importará en varias pasadas sin que tengas que hacer nada.