Acceso, registro y recuperación al portal de cliente
Acceso, registro y recuperación al portal de cliente
El acceso al portal para que un contacto pueda ver su información es el dominio de la empresa seguido de /PortalCliente, por ejemplo "https://mi-dominio.com/PortalCliente". Al acceder a esta página, o a cualquier otra página interna del portal, si no se tiene una sesión de contacto iniciada, se mostrará un formulario de acceso.
No hay que confundir este login con el del programa: el login del portal es específico para contactos, totalmente independiente del login de los usuarios que gestionan factura.city.
Iniciar sesión
El formulario de acceso pide dos datos: Usuario (el nick de acceso) y Contraseña. No existe casilla de "recordarme": la sesión iniciada se mantiene automáticamente durante un año en el navegador, sin necesidad de marcar nada.
Si el acceso falla, se muestra un aviso distinto según el motivo: nick no encontrado, contraseña incorrecta, contacto inactivo, o nick/IP bloqueados por demasiados intentos fallidos. Por seguridad, tras varios intentos fallidos (6 en un plazo de 10 minutos) tanto el nick usado como la IP quedan bloqueados temporalmente, y no se puede volver a intentar hasta que pase ese tiempo sin nuevos intentos.
Debajo del formulario hay dos enlaces: "¿Olvidaste tu contraseña?" y "¿No tienes cuenta? Regístrate".
Registrarse
Un contacto que todavía no tiene acceso puede solicitarlo desde el enlace "Regístrate" del login. El formulario pide: Nombre, Email, Número de identificación fiscal (CIF/NIF), Contraseña y Repetir contraseña (con los mismos requisitos de seguridad que se piden al cambiar la contraseña: mínimo 8 caracteres, al menos una letra y un número, sin ser una contraseña habitual).
Es importante saber que el CIF/NIF introducido debe coincidir con el de un cliente ya existente en el programa; si no se encuentra ningún cliente con ese CIF/NIF, la solicitud no se puede enviar. Tampoco se puede completar si ya existe un contacto (o una solicitud previa, sea cual sea su estado) con ese mismo email para ese cliente.
Registrarse no da acceso inmediato: la solicitud queda pendiente de revisión, y así se le indica al solicitante en pantalla ("Tu solicitud está siendo revisada. Te avisaremos por email en cuanto se resuelva."). Al mismo tiempo se avisa por email a los administradores configurados (ver la sección "Registro" del panel de control).
Aprobar o rechazar una solicitud de registro
Las solicitudes recibidas se gestionan desde el menú Ventas > Portal cliente, en el listado de solicitudes de registro. Al abrir una solicitud pendiente aparecen dos botones: Aprobar y Cancelar (no se puede editar ni guardar manualmente, solo resolver con estos botones).
- Aprobar: crea el contacto vinculado al cliente encontrado por el CIF/NIF, con acceso activo al portal. La contraseña con la que el contacto podrá entrar es la misma que escribió al registrarse (no se genera ninguna nueva). Se le envía un email confirmando que su solicitud fue aprobada y recordándole su nick de acceso.
- Cancelar: no se crea ningún contacto. Se le envía un email informando de que su solicitud ha sido rechazada.
Recuperar y restablecer contraseña
Desde el enlace "¿Olvidaste tu contraseña?" del login se accede a un formulario que solo pide el Usuario (el nick, no el email). Por seguridad, siempre se muestra el mismo mensaje de confirmación, exista o no ese usuario, para no revelar qué nicks están o no registrados: "Si el usuario existe, se ha enviado un email con el enlace de recuperación".
Si el nick existe, tiene email y no se ha solicitado otro enlace hace menos de 2 minutos, se envía un correo con un enlace para restablecer la contraseña. Ese enlace:
- Es válido durante 1 hora.
- Solo se puede usar una vez; al generar un enlace nuevo, cualquier enlace anterior sin usar queda invalidado.
- Si se abre caducado o ya usado, se muestra el aviso "El enlace no es válido o ha caducado", con un botón para solicitar uno nuevo.
Si el enlace es válido, se muestra un formulario para escribir la nueva contraseña dos veces, con los mismos requisitos de seguridad ya vistos. Al guardarla correctamente, se cierra cualquier sesión anterior que tuviera abierta ese contacto y se redirige al login para entrar con la contraseña nueva.
Gestión de contactos desde el ERP
Contacto
En el menú Ventas > Clientes, pestaña Direcciones y contactos, se pueden ver todos los contactos, sean o no clientes. También se puede ir al menú Ventas > Portal cliente para ver los contactos con acceso al portal.
Al portal pueden acceder todos los contactos a los que se les dé acceso, aunque en ese momento no sean clientes. El contacto no puede registrarse por sí mismo en el portal: el acceso se lo concede siempre el gestor del programa desde su ficha.
En la parte inferior de la ficha del contacto se encuentran las opciones del portal:
- Usuario: es el nick de acceso al portal. Debe ser único; no puede repetirse en otro contacto. Al instalar el plugin por primera vez se genera automáticamente un nick para los contactos ya existentes, y se puede cambiar cuando se desee.
- Nueva contraseña / Repetir contraseña: permite establecer una contraseña para el contacto y comunicársela. Esta opción está pensada para cuando un contacto llama diciendo que no recuerda su contraseña: nosotros no podemos ver cuál tenía, pero sí podemos asignarle una nueva.
- Último acceso: fecha y hora del último acceso del contacto al portal.
- Última IP: la última dirección IP desde la que accedió al portal.
- Último navegador: el navegador que usó en su último acceso al portal.
Permisos
Debajo de los datos anteriores hay una serie de opciones que dan control sobre lo que puede hacer cada contacto en el portal:
- Activo: debe estar marcado para dar acceso al portal al contacto; si se desmarca, el contacto deja de poder entrar.
- Permitir pagar: muestra los botones de pago en presupuestos, pedidos, albaranes y facturas, para que el contacto pueda pagar online.
- Permitir comprar: muestra el carrito de compra del catálogo de productos. Para poder activar esta opción, el contacto debe ser (o estar vinculado a) un cliente.
- Permitir ver archivos: muestra los archivos públicos del contacto, de los productos del catálogo y de los documentos (presupuestos, pedidos, albaranes y facturas).
- Permitir ver direcciones: muestra todas las direcciones del cliente, o solo la del propio contacto si no está vinculado a un cliente; además permite editar direcciones existentes y crear nuevas.
- Permitir ver presupuestos / pedidos / albaranes / facturas: muestra al contacto el listado correspondiente con todos sus documentos de ese tipo.
- Permitir ver servicios / Permitir ver proyectos: solo tienen efecto si los plugins Servicios o Proyectos, respectivamente, están instalados.
- Permitir ver catálogo: muestra al contacto una página con los productos públicos que se vendan y no estén bloqueados.
Acceder como el contacto
En la misma ficha, entre esos botones, está "Portal cliente". Solo lo ven los gestores del programa, y permite entrar al portal exactamente como si fuéramos ese contacto (nuestro cliente), viendo lo mismo que vería él. Sirve para ayudarle o guiarle en algo concreto sin necesidad de que él inicie sesión.
Dentro del portal, arriba a la derecha, al pulsar el botón de salir: si solo hay sesión de contacto, se vuelve a la pantalla de acceso del portal; pero si además hay sesión abierta como usuario del programa, se vuelve directamente a la ficha del contacto en el ERP. Este comportamiento facilita el flujo habitual: entrar a la ficha del contacto, acceder al portal como él, revisar algo, salir, y volver justo donde se estaba dentro del programa.
Enviar enlace de acceso
Junto al botón de portal cliente está, "Enviar Portal cliente"(recordemos que si no se es gestor, solo aparecerá el botón de enviar), envía al contacto un email con la dirección de acceso al portal y su nick. No cambia ni incluye ninguna contraseña: si el contacto no la recuerda, debe usar la opción de recuperar contraseña dentro del propio portal de acceso. Es una forma rápida de recordarle al contacto cómo entrar, independientemente de que se le comunique el acceso de forma manual.
Cliente
Un cliente puede tener varias direcciones de contacto, y cada uno de esos contactos puede acceder al portal con permisos distintos. Está pensado así para que un mismo cliente pueda dar acceso al portal a distintas personas de su empresa (por ejemplo, contabilidad, compras, comerciales, etc.), cada una viendo solo lo que le corresponde.
Desde la ficha del cliente se pueden ver todos sus contactos, para ir rápidamente a la ficha de cada uno. En el submenú de la ficha del cliente hay una pestaña "Portal cliente - Contactos" con el listado de los contactos enlazados a ese cliente.
