Dentro del portal, el contacto tiene disponible la pestaña Archivos, donde puede ver los documentos y archivos adjuntos que se hayan marcado para mostrarse en el portal. Por defecto esta opción está desactivada: hay que marcar, archivo a archivo, cuáles se muestran al contacto.
Esta pestaña, igual que la de direcciones o catálogo, es configurable: solo la ve el contacto que tenga activado el permiso correspondiente en su ficha del ERP (ver Acceso, registro y recuperación al portal de cliente).
Marcar un archivo para el portal
Cada vez que se sube un archivo adjunto en el ERP —en la ficha de un contacto, de un cliente, de un producto, o en un presupuesto, pedido, albarán o factura— aparecen dos casillas nuevas:
- "Mostrar en el portal cliente": hace visible ese archivo en el portal para el contacto correspondiente.
- "Mostrar en el portal cliente al pagar": mantiene el archivo oculto hasta que el documento asociado se marque como pagado online; a partir de ese momento el contacto puede verlo y descargarlo.
Estas dos casillas son siempre las mismas, se muestren donde se muestren (contacto, cliente, producto o documento): no hay una tercera opción distinta para productos, sino la misma casilla "al pagar" reutilizada. Cuando un producto tiene archivos marcados así, si ese producto está en las líneas de un documento pagado, sus archivos también se destapan igual que los del propio documento.
Contacto
En la ficha del contacto se pueden subir archivos y marcarlos como visibles (o no) en el portal, igual que en cualquier otra ficha.
Cliente
En la ficha del cliente ocurre lo mismo: los archivos que se marquen para el portal los verá el contacto vinculado a ese cliente.
Nota: en la página principal de archivos del portal, si el contacto está asociado a un cliente, se muestran juntos los archivos marcados del contacto y los de su cliente.
Producto
En la ficha del producto también se pueden subir y marcar archivos para el portal, con la misma pareja de casillas ("mostrar en el portal" / "mostrar al pagar").
Presupuestos, pedidos, albaranes y facturas
Del mismo modo, cada documento de venta permite adjuntar archivos y marcarlos para el portal. Al ver ese documento en el portal, el contacto encuentra ahí los archivos que se hayan hecho visibles.
Ver archivos solo al pagar
Un documento (presupuesto, pedido, albarán o factura) se marca como pagado online de dos formas:
- Automáticamente, cuando el contacto paga el documento online desde el portal con alguno de los métodos de pago configurados.
- Manualmente desde el ERP, seleccionando la opción "Pagado online" en el desplegable del botón "Detalle" de la cabecera del documento. Este botón está en la ficha del documento dentro del programa de gestión, no en el portal del cliente.
En cuanto el documento queda marcado como pagado, los archivos que tuvieran activada la casilla "Mostrar en el portal cliente al pagar" —tanto los subidos directamente al documento como los de los productos de sus líneas— pasan a estar disponibles para el contacto en el portal.
