Cómo hacer un albarán de cliente
Un albarán de entrega es el documento que acredita que has enviado o entregado una mercancía o un servicio a un cliente. En factura.city, los albaranes descuentan automáticamente el stock del almacén y, más adelante, puedes agruparlos en una factura.
🚀 Paso 1: Accede a los albaranes de cliente
- Ve a Ventas → Albaranes.
- Haz clic en el botón Nuevo.
- Se abrirá una ventana en la que podrás elegir el cliente o crear uno nuevo.
🧾 Paso 2: Rellena la cabecera del albarán
La cabecera contiene la información general del documento. Los campos más importantes son:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Cliente | Selecciona el cliente al que realizas la entrega |
| Empresa/Almacén | Almacén del que saldrá el stock |
| Serie | Serie documental que se usará para la numeración |
| Fecha | Fecha en la que se realiza la entrega (por defecto, la de hoy) |
| Forma de pago | Se hereda del cliente, pero puedes cambiarla |
| Observaciones | Notas internas o para el cliente (opcional) |
El número de albarán se asigna automáticamente al guardar, según la secuencia configurada para la serie.
➕ Paso 3: Añade las líneas del albarán
Puedes añadir dos tipos de líneas: líneas de producto y líneas de texto libre.
Líneas de producto
- En el campo Referencia / Producto, escribe la referencia o el nombre del artículo. También puedes pulsar el botón del libro que aparece junto al campo para ver los productos y seleccionar uno.
- Comprueba o ajusta la cantidad, el precio y el descuento.
- El IVA se aplica automáticamente según la configuración del producto.
Líneas de texto libre
Puedes añadir líneas sin referencia de producto para incluir descripciones, notas o conceptos adicionales:
- Haz clic en + Línea.
- Deja el campo de referencia vacío y escribe directamente en el campo Descripción.
- Si la línea no tiene importe económico, deja el precio a 0.
Sobre el stock: al guardar el albarán, el sistema descuenta automáticamente las cantidades del almacén seleccionado. Si el producto no tiene stock suficiente, el sistema mostrará un aviso, aunque normalmente te permitirá guardar igualmente, según la configuración.
🚚 Paso 4: Indica los datos de envío (opcional)
Si realizas un envío físico, puedes indicar la dirección de entrega, el transportista y el código de seguimiento.
Junto al campo Cliente hay un campo llamado Detalle. Al pulsarlo, se abre una ventana.
Rellena los campos disponibles:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Dirección de envío | Dirección del cliente a la que se entrega el pedido |
| Transportista | Empresa de transporte que realiza la entrega |
| Código de seguimiento | Número de tracking del envío (opcional) |
Las direcciones de envío disponibles son las que están registradas en la ficha del cliente. Si necesitas añadir una nueva, ve primero a Ventas → Clientes, abre la ficha del cliente y añade la dirección en la pestaña correspondiente.
✅ Paso 5: Verifica y guarda
Antes de guardar, revisa que todo esté correcto:
- [ ] El cliente es el correcto.
- [ ] La fecha de entrega es la adecuada.
- [ ] El almacén seleccionado es el que tiene el stock.
- [ ] Todas las líneas tienen la cantidad y el precio correctos.
- [ ] El total del documento coincide con lo acordado con el cliente.
Haz clic en Guardar. El sistema generará el albarán, le asignará un número y descontará el stock.
🧩 Resumen del proceso
| Paso | Acción | Resultado |
|---|---|---|
| 1 | Accede a Ventas → Albaranes de cliente y haz clic en Nuevo albarán | Se abre el formulario en blanco |
| 2 | Rellena la cabecera con cliente, fecha y almacén | Queda identificado a quién va y de dónde sale |
| 3 | Añade líneas de producto o de texto | Se calculan cantidades e importes |
| 4 | (Opcional) Indica transportista y código de seguimiento | Queda registrado el envío físico |
| 5 | Verifica y guarda | Se descuenta el stock y se numera el documento |
📄 Pasar albarán a factura
- Para pasar un albarán a factura, solo tienes que ir al botón que pone abierto y elegir la opción facturar. El albarán se convertirá en factura y aparecerá un botón que enlaza ambos documentos.
- En ese mismo botón también tienes la opción devuelto. Esta opción pone el albarán en estado devuelto y lo cierra.
- Por último, tienes la opción agrupar o partir. Con esta opción puedes agrupar varios albaranes en una misma factura. Para ello, selecciona varios albaranes, haz clic en Más, elige los que quieras y pulsa Añadir. Se creará una factura con todos los albaranes juntos.
- También puedes seleccionar de un albarán la cantidad que quieras facturar desde el campo Cant. seleccionada. Así facturarás solo esa parte y dejarás el resto del albarán abierto.
Para más información, puedes consultar cómo facturar parcialmente un albarán.
❓ Preguntas frecuentes
¿El albarán descuenta el stock al momento?
Sí. En cuanto guardas el albarán, el sistema reduce las existencias del almacén indicado por las cantidades de cada línea de producto.
¿Puedo hacer un albarán sin que descuente stock?
Depende de la configuración del producto. Si el producto está marcado como servicio o como "no gestiona stock", el albarán no afectará a las existencias.
¿Puedo convertir el albarán en una factura?
Sí. Los albaranes pendientes de facturar se pueden agrupar en una única factura desde el menú de facturación. Consulta la página correspondiente.
¿Puedo imprimir o enviar el albarán al cliente?
Sí. Una vez guardado, en la parte superior del albarán encontrarás los botones para imprimir el documento en PDF y para enviarlo por email al cliente.
¿Qué pasa si el cliente tiene varias direcciones de envío?
Al seleccionar el cliente, en el campo de dirección de envío aparecerán todas las direcciones registradas en su ficha. Elige la correcta para ese albarán.
¿Puedo editar un albarán ya guardado?
Sí, mientras no haya sido facturado. Una vez que el albarán se incluye en una factura, queda bloqueado para edición.